Datenschutzleitlinien

D A T E N S C H U T Z L E I T L I N I E N

der

Freiwilligen Feuerwehr Siegenburg e.V.

Die Datenschutzleitlinie dient als Anlage zur Vereinssatz und wird durch die Mitgliederversammlung in ihrer vorgelegten Ausfertigung beschlossen. Durch diesen Inhalt werden der Datenschutz und seine Abläufe innerhalb des Vereins geregelt.

VORWORT:

Die Freiwillige Feuerwehr Siegenburg e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten. Der Vereinsführung ist der Stellenwert der ihnen überlassenen Daten bekannt und setzt sich daher für die Einhaltung der Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und Inhalt des Bundesdatenschutzgesetzes ein. Ebenso wird versucht Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit den personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

• Allgemein:

Die Freiwillige Feuerwehr Siegenburg e.V. verarbeitet pb-Daten von Mitgliedern und Veranstaltungsteilnehmern mit automatisierter IT Unterstützung sowie in Form von einfachen manuellen Dateisystemen, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Durch die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Internet, werden einzelne Inhalte auch an Dritte weitergeleitet bzw. offenbart (Bilder, Namen). In allen Fällen werden sich die Mitglieder des Vereins an den einzuhaltenden rechtlichen Vorschriften orientieren und diese Datenschutzleitlinie beachten.

• Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

Die Mitgliedsdaten werden für die Zwecke ihrer Mitgliedschaft gemäß Satzung und der damit verbundenen Datenschutzleitlinie verarbeitet. (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DS-GVO).
Die Fotos und/oder Videos dienen ausschließlich der Öffentlichkeits- und Pressearbeit der Freiwilligen Feuerwehr Siegenburg e.V.
Für die Mitgliedschaft verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder laut Satzung:

• Geschlecht, Vorname, Name, Adresse, Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, Beitragshöhe, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter.

Darüber hinaus wird für die Organisation von Veranstaltungen, Vereinsjubiläen und zur allgemeinen Förderung des Vereinsleben über den Satzungszweck hinaus noch folgende Daten gespeichert und verarbeitet:

• Telefonnummer, Mobilfunkrufnummer, Email-Adresse, Bildmaterial

Zum Zweck der Außendarstellung werden Fotos von den Mitgliedern und von Veranstaltungen auf der Vereinswebseite, in Facebook, in Instagram und den örtlichen Zeitungen nach Einwilligung verarbeitet. Dieser Einwilligung kann jederzeit beim Vorstand schriftlich widersprochen werden.

Weiterer Zweck für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten außerhalb des Satzungszwecks ist die Führung eines Vereinsarchivs bzw. die Öffentlichkeitsarbeit.

Für die Nutzung bzw. für die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten von Kinder und Jugendlichen bis 16 Jahren ist immer die Einverständniserklärung von beiden Eltern einzuholen. Insbesondere im Punkto Veröffentlichung von Bildern und Videos in Internet Plattformen.

• Drittlandtransfer

Besteht die Absicht Daten in ein Drittland zu übermitteln (z.B. Mitgliedsverwaltung in der Cloud) so ist darauf hinzuweisen. Es besteht die Möglichkeit, dass durch die Nutzung verschiedener Social Media Plattformen (z.B. Facebook), Daten auf den Rechenzentren in der USA gespeichert werden.

• Speicherdauer

Mitgliedsdaten gemäß Satzung werden bis zur Beendigung der Mitgliedschaft verarbeitet und darüber hinaus gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z.B. HGB, AO) 10 Jahre gespeichert. 

Fotos- und/oder Videos, welche für die Zwecke der Öffentlichkeits- und/oder Pressearbeit der Freiwilligen Feuerwehr Siegenburg e.V. gemacht werden, werden vorbehaltlich eines Widerrufs der Einwilligung des Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert, andernfalls ist eine Erstellung von Vereinschroniken für Jubiläen nicht mehr möglich. Sollten Bilder oder Videos nach dem Ableben des Betroffenen verwendet werden, wird die Einwilligung zusätzlich bei den Nachkommen eingeholt.

Daten auf Anwesenheitslisten der Mitgliederversammlung werden nach der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht datenschutzkonform vernichtet, außer Sie stellen einen besonderen Wert für die Erstellung einer Vereinschronik dar.

Daten welche beim Besuch des Internetauftritts erzeugt werden, werden binnen 12 Monaten automatisiert gelöscht.

• Kreis der Zugriffsberechtigten

Zur Bearbeitung der Mitgliedschaften, zur Aufrechterhaltung des Vereinszweckes und zur Förderung des Vereinslebens haben folgende Funktionsträger Zugriff auf die benötigten personenbezogenen Daten:

1. Vereinsvorstand und Stellvertreter
2. Kassier und Kassenprüfer
3. Schriftführer und Vereinsdiener
4. Beauftragte für IT-Systeme und Öffentlichkeitsarbeit

Alle zugriffsberechtigten Personen werden einer Vertraulichkeitsverpflichtung und auf die Einhaltung des Datenschutzes hingewiesen.

• Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Der Verantwortliche für die Einhaltung des Datenschutzes im Verein ist immer der 1. Vorsitzende und sein Stellvertreter. Sie stellen sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden und dass das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt wird. Sämtliche Auskunftsanfragen von Betroffenen werden direkt von Ihnen beantwortet.

• Verwendung und Herausgabe von Daten

Listen, Bilder und weitere personenbezogene Daten werden den jeweiligen Ausschussmitgliedern im Verein (Vorstandschaft) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung (Jubiläum, Archiv, Ehrungen) und die Satzung (Kassier, Bank) erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

Die Herausgabe von personenbezogenen Daten an andere Mitglieder ist nur nach vorheriger Einwilligung der betroffenen Person zulässig. Die Nutzung von Teilnehmerlisten z.B. für die Beschlussfähigkeit oder Anwesenheit, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. Einberufung Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit eingeschränkten Daten zur Verfügung (Name, Vorname, Adresse, Wohnort). Das Mitglied, die im Zuge des Minderheitenbegehrens diese Daten verlangt, muss sich einer Vertraulichkeitsverpflichtung laut DSGVO unterziehen und versichern, dass die Daten nach der Einberufung datenschutzkonform vernichtet werden.

• Verarbeitung Daten im Auftrag

Sämtliche Datenverarbeitung im Auftrag wird durch einen AV-Vertrag mit dem jeweiligen Dienstleister abgesichert, die Herausgabe an unbeteiligte Dritte für andere als die in der Satzung genannten Zwecke ist unzulässig. Zur Öffentlichkeitsarbeit werden Bild- und Videodaten von Vereinsmitgliedern über sog. Webhosting-Anbieter publiziert. Dieser Anbieter ist im Sicherheitskonzept aufgeführt bzw. hat einen gültigen AV Vertrag gegenüber dem Vorstand unterschrieben.

• Datenübermittlung an Dritte

Als Mitglied im Kreisfeuerwehrverband, Bezirksfeuerwehrverband und Landesfeuerwehrverband Bayern übermittelt der Verein notwendigerweise Mitgliederstatistiken, Jubiläen und einzelne personenbezogene Daten für Ehrungen an den jeweiligen Verband. Ebenso werden einzelne Statistiken an die Kommune bzw. den Landkreis für Ehrungen und für den Empfang von Fördergeldern übermittelt. Weitere Dritte:

1. a) Webhoster, Cloud-Computing-Anbieter, Eltern und Erziehungsberechtigte, Tageszeitungen
2. b) Verbands-/Vereinsmitglieder: Für die Erstellung von Vereinschroniken, Vereinszeitschriften, Nachrichten aus dem Verein, der zeitlichen Erfassung von Veranstaltungen bzw. Arbeitseinsätzen, Ehrungen und Jubiläen.
3. c) Finanzwesen: Der Steuerberater erhält sämtliche Buchhaltungsdaten und die jeweilige Bank erhält die Kontodaten für die Einzugsermächtigungen

• Verpflichtung zur Vertraulichkeit, Datenschutzbeauftragter

Alle Mitglieder der Vorstandschaft, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit diesen Daten zu verpflichten und auf die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten hinzuweisen. Ein Datenschutzbeauftragter wird durch eine Sonderreglung des bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht in Ansbach zum aktuellen Zeitpunkt nicht benötigt.

• Betroffenenrechte

Nach der Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

1. Der Verantwortliche trifft geeignete Maßnahmen, um der betroffenen Person alle Informationen gemäß den Art. 13 und 14 und alle Mitteilungen gemäß den Art. 15 bis 22 und Art. 34, die sich auf die Verarbeitung beziehen, in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln; dies gilt insbesondere für Informationen, die sich speziell an Kinder richten. (Recht auf Transparenz Art. 12 DSGVO)
2. Werden ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben sie das Recht Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten. (Art. 15 DSGVO)
3. Sollten unrichtige personenbezogenen Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO)
4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

Die Richtigkeit der personenbezogenen Daten wird von der betroffenen Person bestritten, und zwar für eine Dauer, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen. Die Verarbeitung ist unrechtmäßig, die betroffene Person lehnt die Löschung der personenbezogenen Daten ab und verlangt stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten.

1. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18, 21 DSGVO)
2. Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu. (Art. 20 DSGVO)
3. Recht auf Widerruf einer datenschutzrechtlichen Einwilligung. Jede von der Verarbeitung personenbezogener Daten betroffene Person hat das vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber gewährte Recht, eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten jederzeit zu widerrufen. Möchte die betroffene Person ihr Recht auf Widerruf einer Einwilligung geltend machen, kann sie sich hierzu jederzeit an den Verantwortlichen oder dessen Vertreter in seiner Reihenfolge wenden.

• Verantwortlicher

Diese Datenschutzleitlinie wurde durch die Jahreshauptversammlung des Vereins am 12.01.2020 verabschiedet.

Verantwortlich im Sinne des Art. 13 Absatz 1 A DS-GVO ist

Matthias Türk (1. Vorsitzender)

Freiwillige Feuerwehr Siegenburg e.V.
Kolpingweg 5
93354 Siegenburg
Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.

Beschwerdestelle ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht in Ansbach (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach

• Inkrafttreten

Diese Datenschutzleitlinie wurde durch die Jahreshauptversammlung des Vereins am 12.01.2020 beschlossen und tritt mit dem darauffolgenden Tag in Kraft.